Mail automatisch verplaatsen in Outlook

[Con]

In Outlook (2010) heb je onder andere "postvak in" en "verzonden mail".

 

Ik heb elders 2 mappen aangemaakt "P-in" en "P-uit".

 

Nu wil ik dat alle mail, van iedereen dus, automatisch wordt verplaatst (dus niet gekopieerd) naar "P-in"

en uiteraard verzonden mail automatisch naar "P-uit" gaat.

 

Nu heb ik diverse regels toegepast maar dat werkt niet, er blijft nog steeds in de bestaande

Outlook-mappen post hangen.

 

Ik heb me gek gesurft maar kan geen juiste oplossing vinden.

 

Wie heeft hier het antwoord op?

 

HG CC

[winwiz]

Ik snap eigenlijk niet waarom je dat wilt..... Alle post (als je geen regel aangemaakt hebt) komt al binnen in Postvak in (Zie dit als P-in) en alle verzonden post staat in Verzonden items (Zie dit als P-uit) . Ik neem aan dat je met "elders" een map binnen outlook bedoelt.

[Tonskidutch]

Con, heb je een pop3 account of een IMAP account in outlook voor ontvangen van de mail?

[quattro]

Volgens mij onder extra's - e-mailaccounts. Als je een account selecteerd kun je hier aangeven welke berichten in welke map geplaatst moeten worden.

 

Hier op het werk werken we met exchange, dus dat is net ff anders. Zal vannavond thuis even kijken voor je. Het kan iig wel, want ik heb thuis ook per account aangegeven in welke mappen de verzonden en ontvangen berichten moeten komen.

[Tonskidutch]

is al weer een tijdje geleden dat ik de outlook gebruikte,

maar ik maakte altijd een nieuw gegevensbestand aan op een partitie (backup-baar ander medium of schijf) waarna ik wisselde van de default naar dat gegevensbestand t.b.v. verzamelen en gesorteerd archiveren.

 

op die manier hoefde ik helemaal geen kopier acties of move actie per "regels" aan te maken.

 

en als de PC naar de malle-moer was, kon ik het gegevensbestand ook op andere werkende PC oproepen.

ciao

[winwiz]

Om even wat duidelijkheid te geven v.w.b. Outlook.

 

Mail komt altijd binnen in Postvak in of je moet regels aangemaakt hebben. Als je exchange gebruikt kun je deze regels maken in zowel outlook als in OWA (Outlook Web Access). Gebruik je pop3 zal dat altijd lokaal moeten gebeuren.

Bij een pop3 account wordt alle mail opgehaald bij de provider en lokaal opgeslagen in een .pst bestand (gegevens bestand zoals boven genoemd) of je moet een vinkje aanzetten dat de mail op de server moet blijven staan. (Standaard staat deze uit). Dit bestand kun je inderdaad zetten waar je wilt.

Bij een exchange account (ook bij imap) staat alle mail gewoon op de server en wordt de inhoud daarvan lokaal weergeven en indien gewenst gecached in een zogenaamd .ost bestand. Dit laatste staat bijna altijd aan bij laptop gebruikers zodat ze ook mail kunnen benaderen als ze geen internetverbinding hebben. Indien dit bestand (per ongeluk) gewist wordt is het geen probleem, hij wordt weer opnieuw opgebouwd als je verbinding maakt. Bij een pst bestand heb je wel een probleem

[Con]

Ik snap eigenlijk niet waarom je dat wilt..... Alle post (als je geen regel aangemaakt hebt) komt al binnen in Postvak in (Zie dit als P-in) en alle verzonden post staat in Verzonden items (Zie dit als P-uit) . Ik neem aan dat je met "elders" een map binnen outlook bedoelt.

 

Ik wil dat niet maar mijn bedrijf legt op dat je gezamenlijke in en uit niet groter mag zijn dan 300MB en dat is voor

mijn werk krankzinnig weinig en je mist een redelijk goede zoekfunctie als je alles op contractniveau moet verplaatsen.

 

HG CC

25 april 2012 aangepast door Con

[winwiz]

De oplossing is simpel. Maak een archiefmap aan.

 

Ga naar tabblad bestand

Accountinstellingen

nogmaals accountinstellingen

tabblad gegevensbestanden

kies toevoegen

kies outlookgegevensbestand (als je de keuze hebt)

 

Nu ga je een archief bestand aanmaken waarin je mailtjes kunt slepen die je wilt bewaren. Kies de locatie zorgvuldig. Misschien heb je een persoonlijke netwerkshare (die wordt gewoonlijk gebackupped) of je zet hem op de C of D schijf.

 

Geef als bestandsnaam een duidelijke naam voor jezelf.

 

Dit bestand verschijnt onderin de mappen in outlook en kun je openklappen en verder eigen submapjes in maken. Dit alles wordt in dit ene (.pst) bestand opgeslagen. Zorg wel dat je dit regelmatig backupped

 

Ik zie in je screenshot niet of je bovenstaand hebt uitgevoerd, maar deze indeling lijkt me niet echt handig zo.

 

Je kunt een en ander ook automatisch laten doen.

 

Ga weer naar tabblad Bestand

Kies opschoon programma's

Kies dan Archiveren

Je kunt nu aangeven dat "oude" mailtjes naar de bovenstaande archiefmap verplaatst worden. Door een vinkje te zetten op de bovenste mogelijkheid wordt dit geautomatiseerd.

[Con]

hou je dan dezelfde structuur zoals in je normale postvak in en verzonden mail, want

dat is voor mij het belangrijkste, je kunt dan sorteren op verschillende manieren, je

kunt zoeken op redelijke wijze, je blijft het onderwerp zien enz.

 

Ik heb mijn post weleens verplaatst naar een separate netwerkmap maar daar heb

je eigenlijk niet aan, sterker nog, als je later weer mail gaat verplaatsen loop je de

kans dat er dubbels ontstaan die het niet zijn.

 

HG CC

[winwiz]

als je het automatisch laat doen krijg je exact dezelfde indeling als je eigen postvak in. Je kunt ook gewoon zoeken in deze mappen. Eigenlijk merk je het amper. Nog een tip: 300 MB is best wel veel. Het grootste probleem zit vaak in de bijlagen die meegezonden worden. Je kunt in de zoekmappen een filter voor large mail aanmaken. 1 bijlage van een paar MB staat gelijk tientallen platte mailtjes. Kijk daar kritisch naar. Vaak wordt dezelfde bijlage een paar keer heen en weer gestuurd.

 

Meer info staat hier http://office.microsoft.com/nl-be/outlook-help/wat-betekenen-de-instellingen-voor-autoarchiveren-HA010362337.aspx

[Con]

\monteurs sturen veel fotos, een mailtje van 8MB is heel gewoon waarbij de

foto's uiterst practisch zijn om monteurs te kunnen ondersteunen.

 

Als ik privé kijk zit ik bijna op 4GB, ook omdat ik thuis mail van mijn werk krijg.

 

En in zijn algemeenheid is in mijn vak historsch materiaal bijna de drijfveer

om opdrachtgevers te ontzorgen en geen poot uit te hoeven draaien.

 

Maar die link ga ik zeker bekijken, postvak in is op een enkel mailtje na

bijna onder controle, postvak uit werkt nog niet.

 

HG CC

[winwiz]

Nog even een tip. Je kunt per map in je mailbox aangeven of en wanneer er automatisch gearchiveerd mag/kan worden. Ga bijvoorbeeld op Verzonden items staan gebruik de rechtermuisknop en kies eigenschappen. In het tabblad archiveren kun je dan de voorkeuren van die map aanpassen. Zo kun je dus verzonden items alles ouder dan 2 weken naar het archief laten verplaatsen maar een andere map helemaal niet of na 2 maanden bijvoorbeeld.

[Con]

als je het automatisch laat doen krijg je exact dezelfde indeling als je eigen postvak in. Je kunt ook gewoon zoeken in deze mappen. Eigenlijk merk je het amper. Nog een tip: 300 MB is best wel veel. Het grootste probleem zit vaak in de bijlagen die meegezonden worden. Je kunt in de zoekmappen een filter voor large mail aanmaken. 1 bijlage van een paar MB staat gelijk tientallen platte mailtjes. Kijk daar kritisch naar. Vaak wordt dezelfde bijlage een paar keer heen en weer gestuurd.

 

Meer info staat hier http://office.micros...A010362337.aspx

 

Heb ik dit, alles op de server afgeschermd door een of andere beheerder . . .

 

HG CC

[iemand]

en " handmatig" dan ?

[winwiz]

Heb ik dit, alles op de server afgeschermd door een of andere beheerder . . .

 

HG CC

 

Lijkt me dat je even moet overleggen met ICT binnen je bedrijf hoe dit opgelost gaat worden misschien hebben ze een alternatief, maar handmatig moet dit ook kunnen werken.